Содержание
Человеку в жизни общение необходимо также, как и кислород. Если он не будет разговаривать или обмениваться сообщениями с коллегами по работе, друзьями или вовсе незнакомыми людьми, то перестанет развиваться как личность. В современно мире данное положение еще набрало оборотов, и нельзя представить не одного человека, у которого нет электронной почты. В данной статье разберем, как написать письмо, виды общения и др. тонкие моменты.
Как написать личное письмо
При написании личного письма лучше всего использовать бумагу хорошего качества, т.к. обычный тетрадный лист может показаться не совсем опрятным, а то и вовсе покажет ваше неуважение. Хотя в настоящее время письма утратили свою популярность, а в дело вступили современные технологии, в мире еще существуют такие романтики, которые используют именно бумагу и карандаш.
Как правильно написать письмо
Разберемся с чего стоит начать. Письмо должно начинаться с обращения. Расположите его по середине строки. Далее идет основной текст послания, лучше всего отступить еще 2-3 строки, и только потом начинать писать. Кстати, не стоит забывать и про красную строку. Кроме того, в конце листа также необходимо оставить отступ размером в 2 строки. Если вам не хватает места, то лучше всего перевернуть страницу и начать писать сверху.
Обращайте внимание на грамотность, ведь это основной показатель. Если вы будете допускать грамматические и речевые ошибки, то адресат явно будет разочарован. К тому же вы покажите себя с дурной стороны. Также обращайте внимание на почерк и размер шрифта. При написании используйте ручку или карандаш одного цвета.
Окончить свой текст необходимо подписью, кроме того можно поставить дату (в зависимости от конкретного случая). На полученное письмо необходимо ответить в течении недели.
Как написать электронное письмо
Как говорилось ранее — в настоящее время большую популярность занимают электронные письма. Причем их стоит отличать от мгновенных сообщений, которыми вы можете воспользоваться в специальных программах и сервисах (skype, vkontakte, ICQ и др.). В последних общение ведется в режиме онлайн, т.е. вы получаете сообщение и в течение короткого времени отвечаете. В данном случае, как правило, люди не обращают внимание на грамотность и пунктуальность. Здесь главное — скорость ответа. А используя электронную почту, стоит задуматься над своей речью.
Важно знать некоторые правила, которыми руководствуются владельцы электронной почты.
- Проверяйте входящие сообщения не менее 1 раза в день. Желательно выполнять это действия 2-3 раза — утром и вечером. В противном случае ваше общение с другом или коллегой может затянуться на месяца, после чего тема разговора уже станет не актуальной.
- Все полученные письма необходимо читать. Этот пункт касается тех, кто не подписывался на множественные рассылки. Обычно у таких людей почта забита различным ненужным спамом. Кроме того он может быть опасным.
- Каждый менеджер, да и любой активный человек, предприниматель обязан посветить 5 минут своего утреннего времени прочтению почты.
Теперь поговорим о самом вопросе, как написать письмо? Традиционное начало, оно же и самое правильное — это приветствие. Общение должно происходить на одном языке, т.е. каждый из партнеров должен понимать о чем идет речь, иначе теряется сам смысл переписки. Кстати говоря, если вы получили деловое письмо, то и ответ должен последовать в деловой форме. Тоже самое касается и других форм общения.
- В дальнейшем будет описано, как написать деловое письмо, но уже сейчас важно знать, что необходимо точно и лаконично отвечать на поставленные вопросы в тексте. Это касается и личного письма. Дело в том, что текстовое общение отличается от разговорного, и, если вы будете отходить от темы, то ваша переписка затянется на долгое время.
- Указывайте точное имя и дату.
- Пишите кратко и понятно. Не стоит описывать на двух листах то, что можно уместить в одном предложении.
- Если у вас несколько тем для общения, то разделяйте их таким образом, чтобы адресат не запутался.
- Не допускайте грамматических и речевых ошибок.
- Перед отправлением необходимо полностью прочитать написанное и исправить все недочеты.
- В конце письма кроме имени и фамилии можно указать дополнительный контакт — номер телефона, адрес и т.д.
Как написать деловое письмо
Деловое письмо должно иметь определенную форму и структуру. Обязательно пользоваться сводом правил, не допускать оскорбление адресата, а также придерживаться деловой речи. Даже, если письмо содержит в себе претензии, не должно быть никаких некорректных выражений, которые могут задеть личные качества собеседника.
Деловое письмо должно оформляться на специальном бланке, где указывается следующая информация: адрес и название организации, контактный телефон, e-mail, реквизиты и web-сайт, если такой имеется. Кроме того обязательно указывать регистрационный номер письма и дату.
Обращение начинается с приветствия. Важно использовать ФИО, а также должность адресата. Шрифт должен быть читабельным и иметь размер не ниже 12.
Теперь вы знаете, как написать письмо. Также вы можете ознакомиться с тем, как правильно написать письмо-просьбу .