Как правильно написать письмо

Человеку в жизни общение необходимо также, как и кислород. Если он не будет разговаривать или обмениваться сообщениями с коллегами по работе, друзьями или вовсе незнакомыми людьми, то перестанет развиваться как личность. В современно мире данное положение еще набрало оборотов, и нельзя представить не одного человека, у которого нет электронной почты. В данной статье разберем, как написать письмо, виды общения и др. тонкие моменты.

Как написать личное письмо

При написании личного письма лучше всего использовать бумагу хорошего качества, т.к. обычный тетрадный лист может показаться не совсем опрятным, а то и вовсе покажет ваше неуважение. Хотя в настоящее время письма утратили свою популярность, а в дело вступили современные технологии, в мире еще существуют такие романтики, которые используют именно бумагу и карандаш.

Как правильно написать письмо

Как правильно написать письмо

Разберемся с чего стоит начать. Письмо должно начинаться с обращения. Расположите его по середине строки. Далее идет основной текст послания, лучше всего отступить еще 2-3 строки, и только потом начинать писать. Кстати, не стоит забывать и про красную строку. Кроме того, в конце листа также необходимо оставить отступ размером в 2 строки. Если вам не хватает места, то лучше всего перевернуть страницу и начать писать сверху.

Обращайте внимание на грамотность, ведь это основной показатель. Если вы будете допускать грамматические и речевые ошибки, то адресат явно будет разочарован. К тому же вы покажите себя с дурной стороны. Также обращайте внимание на почерк и размер шрифта. При написании используйте ручку или карандаш одного цвета.

Окончить свой текст необходимо подписью, кроме того можно поставить дату (в зависимости от конкретного случая). На полученное письмо необходимо ответить в течении недели.

Как написать электронное письмо

Как говорилось ранее — в настоящее время большую популярность занимают электронные письма. Причем их стоит отличать от мгновенных сообщений, которыми вы можете воспользоваться в специальных программах и сервисах (skype, vkontakte, ICQ и др.). В последних общение ведется в режиме онлайн, т.е. вы получаете сообщение и в течение короткого времени отвечаете. В данном случае, как правило, люди не обращают внимание на грамотность и пунктуальность. Здесь главное — скорость ответа. А используя электронную почту, стоит задуматься над своей речью.

Важно знать некоторые правила, которыми руководствуются владельцы электронной почты.

  1. Проверяйте входящие сообщения не менее 1 раза  в день. Желательно выполнять это действия 2-3 раза — утром и вечером. В противном случае ваше общение с другом или коллегой может затянуться на месяца, после чего тема разговора уже станет не актуальной.
  2. Все полученные письма необходимо читать. Этот пункт касается тех, кто не подписывался на множественные рассылки. Обычно у таких людей почта забита различным ненужным спамом. Кроме того он может быть опасным.
  3. Каждый менеджер, да и любой активный человек, предприниматель обязан посветить 5 минут своего утреннего времени прочтению почты.

nap_3Теперь поговорим о самом вопросе, как написать письмо? Традиционное начало, оно же и самое правильное — это приветствие. Общение должно происходить на одном языке, т.е. каждый из партнеров должен понимать о чем идет речь, иначе теряется сам смысл переписки. Кстати говоря, если вы получили деловое письмо, то и ответ должен последовать в деловой форме. Тоже самое касается и других форм общения.

  1. В дальнейшем будет описано, как написать деловое письмо, но уже сейчас важно знать, что необходимо точно и лаконично отвечать на поставленные вопросы в тексте. Это касается и личного письма. Дело в том, что текстовое общение отличается от разговорного, и, если вы будете отходить от темы, то ваша переписка затянется на долгое время.
  2. Указывайте точное имя и дату.
  3. Пишите кратко и понятно. Не стоит описывать на двух листах то, что можно уместить в одном предложении.
  4. Если у вас несколько тем для общения, то разделяйте их таким образом, чтобы адресат не запутался.
  5. Не допускайте грамматических и речевых ошибок.
  6. Перед отправлением необходимо полностью прочитать написанное и исправить все недочеты.
  7. В конце письма кроме имени и фамилии можно указать дополнительный контакт — номер телефона, адрес и т.д.

Как написать деловое письмо

Деловое письмо должно иметь определенную форму и структуру. Обязательно пользоваться сводом правил, не допускать оскорбление адресата, а также придерживаться деловой речи. Даже, если письмо содержит в себе претензии, не должно быть никаких некорректных выражений, которые могут задеть личные качества собеседника.

Деловое письмо должно оформляться на специальном бланке, где указывается следующая информация:  адрес и название организации, контактный телефон, e-mail, реквизиты и web-сайт, если такой имеется. Кроме того обязательно указывать регистрационный номер письма и дату.

Обращение начинается с приветствия. Важно использовать ФИО, а также должность адресата. Шрифт должен быть читабельным и иметь размер не ниже 12.

Теперь вы знаете, как написать письмо. Также вы можете ознакомиться с тем, как правильно написать письмо-просьбу .

Показать комментарии

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *